KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU
AYDINLATMA METNİ
DGS DIŞ TİCARET A.Ş. olarak özel hayatın gizliliğinin temeli olan kişisel verilerin korunmasını sadece mevzuata uyum sağlama kapsamında değerlendirmemekte, yaklaşımımızın temeline insana verdiğimiz değeri koymaktayız. Bu bilinçle hareket ederek kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ve hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi için gerekli her türlü idari ve teknik önlemi almaktayız. DGS DIŞ TİCARET A.Ş (“Şirket veya DGS“) olarak; veri sorumlusu sıfatıyla, aydınlatma metnimizi aşağıda tarafınıza sunmaktayız.
İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ
Tarafımızca işlemeye konu olabilecek kişisel verilerinizin kapsamı değişecek olmakla birlikte aşağıdaki gibidir:
|
Kimlik Verisi |
Ad Soyad, Anne Adı, Baba Adı, Cinsiyet, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, İmza, Kimlik Fotokopisi(Eski kimlik ise yalnızca ön yüz fotokopisi), TCKN, Uyruğu, Nüfus Cüzdanı Seri Numarası, Şirket Bilgileri, Ticari Bilgiler, |
| İletişim Verisi |
Telefon Numarası, İkametgah Adresi, Adres No, E-posta Adresi, Şirket İçi İletişim Bilgileri (Dahili Telefon Numarası, Kurumsal E-posta Adresi) |
| Finansal Veri | Banka Hesap Bilgileri/IBAN, Fatura, Vergi Dairesi ve ticari ilişkiye bağlı aktarılan veriler |
| Hukuki İşlem Verisi | Hukuk ve İcra Takip Dosyalarına İlişkin Dosya ve Borç Bilgileri |
| Görsel ve İşitsel Veri | Fotoğraf, Kamera kayıtları |
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI
Şirket tarafından kişisel verileriniz şu amaçlarla işlenebilir.
|
Denetim/Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi: |
Şirket tarafından yapılan veya yaptırılan denetim ve etik faaliyetlerinin ve raporlama faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, |
|
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi: |
Şirkete tarafından gerçekleştirilen tüm faaliyetlerin ilgili mevzuata uygun olarak gerçekleştirebilmesi, |
|
Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi: |
İlgili mevzuata uygun olarak finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, cari hesap kartlarının oluşturulması, |
| Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini: | Şirket/ mağaza fiziksel mekan güvenliğinin sağlanması, |
|
Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi: |
Gerek Şirketin üçüncü kişiler ile uyuşmazlıklarında gerekse de tarafınızla Şirket arasındaki uyuşmazlıklarda, alternatif çözüm yöntemleri dahil olmak üzere hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi |
| İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi: |
Şirketin amacını gerçekleştirmesi için gerek üçüncü kişilerle gerek tarafınızla iletişim faaliyetlerinin sağlanması |
|
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi: |
Şirket faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi kapsamında irsaliye, veri raporları, dosya teslim tutanaklarının oluşturulması ve saklanması |
| Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi: | Şirketin faaliyet konusu ile ilgili mal ve hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi |
| Mal / Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi: | Şirketin faaliyet konusu ile ilgili mal üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi |
| Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi: | Şirketin gerek tarafınızla gerekse de üçüncü kişilerle sözleşme süreçlerinin yürütülmesi |
| Yetkili Kişi/Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi: |
Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen diğer bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, mahkeme kararlarının yerine getirilmesi |
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT DIŞINDAKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI
Kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmamaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT İÇİNDEKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI
| Aktarılan Kişi | Aktarma Amacı |
|
Tedarikçiler(Entegrasyon firmaları, sistem, yazılım ve bilişim firmaları) |
Veri işleme, entegrasyon, arşiv, saklama, teknik destek, iş süreçlerinin yürütülmesi ve denetimi, şirket iç işleyişinin sağlanması, |
|
Tedarikçiler(Denetim firmaları, bağımsız denetim firmaları, hizmet tedarik şirketleri, muhasebe/mali müşavirlik firmaları) |
Denetim/ tedarik/ lojistik/ satış / kalite faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, finans ve muhasebe sürecinin yönetimi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi |
|
Kamu Kurum ve Kuruluşları (Bağımsız idari otoriteler, ilgili bakanlıklar, vergi daireleri, emniyet birimleri, mahkemeler vb.) |
Mevzuat, düzenleyici ve denetleyici faaliyetler kapsamında kanuna uygun taleplerin yerine getirilmesi, alternatif uyuşmazlık ve dava süreçlerinin yürütülmesi ve sonuçlandırılması, mahkemelerden talep edilmesi |
|
İş Ortakları(Şirketin diğer firmalar ile ortak girişimleri, projeleri, süreç yönetimleri) |
Ortak proje ve iş faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesi, |
| Topluluk Şirketleri/ Hissedarlar |
Şirket yönetim, bilgilendirme, planlama ve denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, |
|
Tedarikçiler(Anlaşmalı Hukuk Firmaları, Arabulucular) |
Alternatif uyuşmazlık çözüm yöntemlerine ve davalara hazırlık yapılması, söz konusu süreçlerin tamamlanması |
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ
Kişisel verileriniz; verdiğiniz kartvizitler, gönderdiğiniz/aldığınız e-postalar, Şirket içinde kullanılan kameralar, Şirketimiz ile yapmış olduğunuz sözleşmeler, cari hesap kartları, imza sirkülerleri, Şirket’imizin iş ortağı, tedarikçileri veya danışmanlarından elde edilen bilgi/belgeler, irsaliye, raporlar, teslim tutanakları vb. belgeler ve Şirket’in iş süreçlerinde kullandığı çeşitli program/yazılım ve sistemler vasıtasıyla veya sözlü olarak elektronik ve elektronik olmayan yöntemlerle toplanmakta ve işlenmektedir.
Kişisel verileriniz; Kanun’un 5.maddesinde yer alan “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”, “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”, “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” ve “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” kapsamında işlenecektir.
KİŞİSEL VERİLERİNİZ NE KADAR SÜRE İLE İŞLENMEKTEDİR?
Şirket, kişisel verilerinizin, yasal gereklere uygun hareket etmek ve yasal işlemleri yerine getirmek amacıyla, yasaların öngördüğü sürece, işleme amacının gerekli kıldığı süre boyunca veya Şirket’in ileride ortaya çıkabilecek olası hukuki süreçlerde sahip olabileceği haklarını koruması ve kullanabilmesi açısından gerekli olabilecek durumlarda ilgili kanuni süreler boyunca muhafaza eder. Bu sürenin sonunda müşterilerimize ait kişisel veriler Şirket tarafından silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.
ŞİRKET’in politikasında belirtilen amaçlarla işlenmiş olan kişisel veriler; KVKK kapsamında işlenmesini gerektiren amaç ortadan kalktığında ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 28 Ekim 2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu kapsamında belirlenen süreler geçince ŞİRKET tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
KİŞİSEL VERİ SAHİBİ OLARAK HAKLARINIZ NELERDİR?
Kişisel veri sahibi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:
- a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, e) 7 inci madde de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verileri silinmesini veya yok edilmesini isteme, f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, kimliğiniz ile şahsen şirket merkezimize gelerek, noter vasıtası ile, güvenli elektronik imzanız ile imzalayıp şirket kayıtlı elektronik posta adresine elektronik posta göndererek, tarafınızca daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıt altına alınmış olan elektronik posta adresiniz üzerinden aşağıda paylaştığımız elektronik posta adreslerine elektronik posta göndermek suretiyle yapabilirsiniz. Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir. İletişim bilgilerimiz aşağıda yer almaktadır.
KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
Kanun’un ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ”e göre DGS DIŞ TİCARET A.Ş.’nin 15 Temmuz Mah. Bahar Cad. No:43/36 Bağcılar/İSTANBUL adresine yazılı olarak, sistemimizde kayıtlı olan e-posta adresinizden e-posta adresine, sistemimizde kayıtlı olmayan e-posta adresinizden mobil imza/e-imza kullanarak [email protected] e-posta adresine iletebilirsiniz.
